آنچه که در جهان هستی اتفاق می افتد، چه انسان دخالتی در آن داشته باشد و چه نداشته باشد، سبب تولید داده های آماری می شوند. به عبارت دیگر هر اتفاقی در این جهان رخ دهد، چه در آن موثر باشیم چه نباشیم، ایجاد داده آماری می کند. این داده ها می توانند به صورت کمی و یا به صورت کیفی باشند. به عنوان مثال ، اگر زلزله ای در مکانی رخ دهد یا آتش سوزی صورت گیرد یا سیل بیاید هر کدام از این اتفاق ها یک داده آماری تولید می کند. بنابراین جهان هستی دائماً در حال تولید داده است و مدیران، سیاستمداران و … برای هدایت، برنامه ریزی و تصمیم گیری نیاز به در اختیار داشتن اطلاعات آماری دارند.
موفقیت برنامه های توسعه در کلیه جوامع، بستگی به کیفیت آمار و اطلاعات موجود در آن جوامع دارد. امروزه که لزوم حرکت در جهت توسعه پایدار به عنوان یک اصل انکار ناپذیر در میان تمامی کشورهای جهان پذیرفته شده است و بر این اساس الگوهای مناسب برنامه ریزی تهیه و تدوین گردیده، نقش و اهمیت آمارهای صحیح و بهنگام بیش از پیش آشکار شده است. آمار آینه و تصویر کننده واقعیات است بنابراین باید درست تصویر کند. اگر نقصی در ارائه آمار داشته باشیم ، آن تصویری که وجود دارد در واقعیت، تصویر غلطی خواهد بود. بنابراین اگر در جمع آوری و تولید و ارائه آمار دقت نکنیم، ممکن است تصویر نادرستی ارائه نمائیم.
در این مجال برآنیم تا با بیان تعاریف و مفاهیم مربوط به نحوه تولید آمارها به روش ثبتی به ارائه راهکارهایی برای ایجاد نظامی مبتنی برآمارهای ثبتی بپردازیم.
آمار (Statistics) در لغت به معنی شمارش بوده و در اصل از کلمه State به معنی ایالت گرفته شده است. این کلمه هم در معنای جمع و هم در معنای مفرد به کار می رود. زمانی که در معنای جمع بکار می رود به تعدادی از داده های عددی و کمی اشاره دارد و زمانی که در معنای مفرد به کار می رود به معنی علم آمار می باشد. علم آمار نخستین بار در قرن هیجدهم تحت عناوین دیگری تدریس و ایجاد شد. با گذشت زمان ، این علم نیز تحولات چشمگیری داشته است بگونه ای که بسیاری از علوم به ویژه علوم کاربردی بدون استفاده از علم آمار امکان استنباط و استنتاج را ندارند.
یکی از شیوه هایی که به توسط آن داده ها را جمع آوری می کنیم، ثبت داده ها به هنگام رخ دادن واقعه ای است. عملی انجام می شود، داده ای تولید می شود و بلافاصله ثبت می شود. پس از جمع آوری آنها، آمارهایی که حاصل می شود ، آمار ثبتی نامیده می شود.
یک نظام آماری وقتی به سمت پیشرفت و تکامل حرکت می کند که آمارهایی که درآن تولید می شوند ماهیت ثبتی داشته باشند. در حقیقت سه روش تولید آمار «ثبتی، نمونه گیری، سرشماری» می باشند که دقیق ترین آنها شیوه آمار ثبتی است.
مقایسه کمی و کیفی آمار و اطلاعات تولید شده در کشورهای در حال توسعه و توسعه یافته، مبین این واقعیت است که میزان توسعه کشورها با حجم و گستردگی نظامهای تولید و انتقال آمار و اطلاعات ارتباط تنگاتنگ دارد. به بیان دیگر چگونگی تولید و انتقال آمار و اطلاعات نمایانگر وضعیت، صحت و دقت شاخصهای توسعه است. کیفیت مطلوب آمار و اطلاعات می تواند منجر به حصول نتایج صحیح و مثبت در امور مربوط به برنامه ریزی آینده، ارزیابی گذشته و تصمیم گیری در سطوح مدیریت شود. در مقابل کیفیت نامطلوب آمار و اطلاعات می تواند ضربات سختی را بر پیکره برنامه ریزی کشور وارد کند.